Privacy & Privacyreglement

1. Wie zijn wij?
   

   Spoor 3 is een arbodienstverlener. De dienstverlening van Spoor3 is gericht op advisering, ondersteuning, begeleiding en rapportage van verzuim & re-integratie, preventie, mobiliteit & duurzame inzetbaarheid, alsmede ondersteuning op HR-gebied.

   U kunt ons bereiken op:

2. Uitgangspunten voor verwerking persoonsgegevens

• Spoor3 verwerkt in het kader van haar bedrijfsvoering persoonsgegevens. Spoor3 vindt het belangrijk dat met deze persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze vertrouwelijk worden behandeld. Bij de verwerking houdt Spoor3 zich aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:
• Wij persoonsgegevens van betrokkene verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen staan beschreven in dit Privacyreglement;
• De verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor verwerking;
• Wij, indien van toepassing, uitdrukkelijke toestemming vragen aan de betrokkene om zijn/haar persoonsgegevens te mogen verwerken;
• Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Wij de betrokkene willen wijzen op bepaalde rechten die  de betrokkene heeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en wij deze rechten respecteren.
• Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming (incl. profilering).

3. Begrippen

• De begrippen uit dit privacyreglement zijn (groten)deels gebaseerd op de definities uit artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming die per 25 mei 2018 in werking treedt;
• Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• Persoonsgegeven(s): alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
• Provider: uitvoerder van dienstverlening van Spoor3 in opdracht van Spoor3;
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
• Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoons­ gegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze Verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de Verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;
• Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt;
• Ontvangers: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een Derde, aan wie/waaraan de Persoonsgegevens worden verstrekt;
• Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verwerkingsverantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of de Verwerker gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken;
• Opdrachtgever: degene die een opdracht heeft verstrekt aan Spoor3;
• Gegevens over de gezondheid: Persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;
• Toestemming van de Betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de Betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende Verwerking van Persoonsgegevens aanvaardt;

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij 

• Spoor3 verwerkt persoonsgegevens die wij al dan niet rechtstreeks van u verkrijgen.

• Spoor3 verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• De gegevens van medewerkers van opdrachtgevers (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, aard dienstverband, functie, Functionele Mogelijkheden Lijst (FML), gegevens omtrent verzuim);
• De gegevens van onze opdrachtgevers (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, financiële gegevens, autorisatiegegevens dossiermanager);
• De gegevens van derden zoals providers, leveranciers, potentiële opdrachtgevers, belastingdienst, banken, verzekeraars(bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, salarisgegevens, autorisatiegegevens dossiermanager financiële gegevens);
• De gegevens van ons eigen personeel (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, salarisgegevens, financiële gegevens, accountgegevens dossiermanager);
• Gegevens van ons contactformulier op onze website n (bijvoorbeeld naam en e-mailadres).

5. Doeleinden voor verwerking van persoonsgegevens

• Spoor3 verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van:

• Advisering en begeleiding bij ziekteverzuim van medewerkers van opdrachtgevers die daartoe met Spoor3 een overeenkomst hebben gesloten;
• De uitvoering van de met de opdrachtgevers afgesloten overeenkomsten, administratie, communicatie en om zo te voldoen aan de wettelijke verplichtingen;
• De uitvoering van de overeenkomsten met providers en leveranciers;
• De uitvoering van een arbeidsrechtelijke overeenkomst met de werknemers van Spoor3;
• Communicatie met potentiële opdrachtgevers;
• De uitvoering van wettelijke taken (zoals de Belastingwet, Arbowet, Wet verbetering Poortwachter etc.);
• Contact opnemen met de persoon die het contactformulier op website heeft ingevuld.

6. Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens 

• Indien Spoor3 persoonsgegevens verwerkt, mag zij dit enkel doen op een door in de AVG limitatief aantal gestelde grondslagen. Deze grondslagen voor Spoor3 zijn:

• Toestemming
• Noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het sluiten van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang

7. Verstrekken van persoonsgegevens

• Wij verstrekken alleen persoonsgegevens aan derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.
• Wij verstrekken zonder voorafgaande toestemming de persoonsgegevens van medewerkers van opdrachtgevers aan:

• Personeel van Spoor3 en ingeschakelde providers door Spoor3 die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van de medewerker van opdrachtgever.
• De opdrachtgever indien het gegevens betreft in geval van verzuimbegeleiding. Enkel de volgende gegevens zullen worden verstrekt:
  • Naam en geboortedatum;
  • Datum van het laatste consult;
  • Conclusies van de medewerker van opdrachtgever ten aanzien van de mogelijkheden tot werkhervatting;
  • Procesmatige begeleidingsafspraken
• Uitvoeringsinstituten voor de sociale verzekeringen in het kader van de re-integratie volgens de richtlijnen van UWV.
• Verzekeraars. Op verzoek van de opdrachtgever melden wij het verzuim van de medewerker bij de betreffende verzekeraar.

• Andere gegevens worden slechts met toestemming van de betrokkene aan derden verstrekt.
• Indien u toestemming hebt gegeven, kunt u deze ook weer intrekken door dit kenbaar te maken aan Spoor3.

8. Bewaartermijn

• Spoor3 bewaart uw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang Spoor3 gegevens mag of moet bewaren. In andere gevallen heeft Spoor3 zelf bepaald hoe lang zij uw gegevens bewaart. Hiervoor heeft Spoor3 een bewaartermijnenbeleid opgesteld.

9. Uw rechten 

• U heeft de volgende rechten

• Het recht op informatie. Spoor3 informeert u op uw verzoek tijdig en volledig over:
  • Welke persoonsgegevens zij van u zelf heeft ontvangen;
  • Welke persoonsgegevens zij niet van u, maar elders heeft verkregen;

• Het recht om uw persoonsgegevens in te zien;
• Het recht op verbetering van uw persoonsgegevens indien deze onjuist zijn;
• Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
• Het recht op overdracht van persoonsgegevens;
• Het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht op bezwaar.

10. Beveiliging

• Spoor3 heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen, welke zijn opgenomen in het beveiligingsbeleid. De maatregelen die wij hebben genomen zijn onder andere:

• Het opleggen van geheimhouding aan ons personeel en derden;
• Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Ervoor zorgdragen dat onze netwerkverbindingen beveiligd zijn;
• Het personeel en ingeschakelde derden is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• De toegang tot persoonsgegevens is voorbehouden aan geautoriseerde medewerkers;
• Het online webportaal “Dossiermanager” is beveiligd met een goedgekeurd SSL beveiligingscertificaat. Volgens de ISO en NEN norm voor informatiebeveiliging wordt de volledige keten van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid gewaarborgd.
• Gegevens blijven binnen de EER.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@spoor3.com.

11. Klachten

• Wanneer u een klacht heeft ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u bij ons terecht via info@spoor3.com. Onze klachtenprocedure kunt u elders op onze website (spoor3.com) terugvinden.
• U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Aanpassing van de privacyverklaring 

• De privacywetgeving is in beweging. Spoor3 kan deze verklaring dan ook aanpassen om up to date te blijven. Spoor3 raadt u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken. De privacyverklaring staat op de website www.spoor3.com.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 02.11.2023